روش فوق یک ایراد اساسی دارد وآن اینکه تمامی این ایمیلها دقیقا  مشابه است.2این کار ممکن است تاثیر مثبتی در ذهن گیرنده نداشته باشد. اما اگر بخواهید نامه هر شخصی خطاب به خود او باشد باید از تکنیک ادغام ایمیل (Mail Merge).استفاده کنید..با این روش شما می توانید ایمیلهای مشابهی را به چند نفر طوریارسال کنید که جملات آغازین وپایانی هر ایمیل مختص گیرندهآن باشد حتی میتوانید برخی عبارات را تنها در بعضی از نامه ها یکباره ارسال کنید و در پایان تنها با یک کلیک ساده تمامی این نامه ها رایکباره ارسال کنید ودر وقت وهزینه خود صرفه جویی کنید.

ادغام ایمیل درword XP و2002 به سادگی میسر است.در این بخش word XP را انتخاب کرده ایم.اما روش کار در word 2002 نیز کاملا مشابه است.

یک صفحه جدید باز کنید.گزینه Task Pane از منوی View را انتخاب کنید تا ناحیه مربوط به آن در صفحه  wordنمایش داده شود.با استفاده از گزینه های این ناحیه می توانید بسیاری از این کارها را از طریقwizard به سادگی انجام دهید.در گوشه سمت راست بالای این ناحیه علامت فلش وجود دارد.روی آن کلیک کنید و از منوی ظاهر شدهMail Merge   را برگزینید.آنچه مشاهده می کنیدwizard  ادغام ایمیل است که شما را قدم به قدم تا ساختن و ارسال یک ایمیل ادغامی همراهی می کند.این کار در شش مرحله صورت می گیرد.

مرحله اول

نخستین مرحله انتخاب نوع متن است ؛ گزینه Letters را انتخاب کنید. در پایین ناحیهTask Pane  روی عبارتNext:Tarting document  کلیک کنید تا ه مرحله بعدی بروید.

 

مرحله دوم

 

حال باید متن نامه را مشخص کنید . اگر نامه خود را هنوز تایپ نکرده اید  گزینه  use the current document را انتخاب کنید. چنانچه می خواهید از قالبهای آماده نامه نگاری word استفاده کنید باید گزینه start from a template را علامت بزنید. اگر نامه را از پیش تایپ کرده ودر جایی ذخیره کرده اید آخرین گزینه یعنی start from existing document  را انتخاب کنید و فایل مربوطه را بیابید. در این مثال ما همان گزینه نخست را انتخاب کردیم. حال با کلیک رویSelect recipients next به مرحله بعد بروید.

مرحله سوم                                 

در این بخش باید فهرست افرادی را که می خواهید ایمیل ادغامی به آنها ارسال شود مشخص کنید.اگر قبلا فهرستی از نشانی ایمیل ها در یک بانک اطلاعاتی آماده کرده اید . می توانید مورد نخست یعنی use an existing list را برگزینید. چنانچه می خواهید از دفترچه نشانی ایمیلهای Outlook استفاده کنید گزینه دوم یعنی Select from Outlook Contacts را انتخاب کنید.

ودر پایان اگر می خواهید همین حالا یک فهرست از نشانی ایمیلها را بسازید  گزینه Type anew list را کلیک کنید . در این مثال، ما گزینه آخر را انتخاب می کنیم ، تا با ساختن فهرست نشانی ایمیلها نیز آشنا شویم پس از انتخاب این گزینه ، کلمه Create درTask Pane  ظاهر می شود . روی آن کلیک کنید . پنجره ای برای وارد کردن مشخصات افراد باز می شود . در قسمتهای مختلف این پنجره می توانید عنوان ، نام ونام خانوادگی ، نشانی پستی ، و.... و درانتها نشانی ایمیل نفر اول را وارد کنید . با زدن دکمه New Entry  به فرم مشخصات نفر بعدی می روید. پس از این که تمامی افراد را در لیست اضافه کردید با دکمه Close پنجره را ببندید . پنجره جدیدی با عنوان save Address List باز می شود واز شما می خواهد با دادن یک نام مناسب این فهرست را برای موارد بعدی ذخیره کنید. نام را وارد کنید و دکمه Save را انتخاب کنید.

فهرست مزبور در یک بانک اطلاعاتی با پسوند mdb ذخیره می شود که فهرست افراد را نشان می دهد افرادی را که می خواهید ایمیل ادغامی برایشان بفرستید انتخاب کنید اگر می خواهید تغییری در فهرست ایجاد کنید هنوز می توانید با زدن دکمه Edit این کار را انجام دهید .در پایان دکمهOk  را بزنید.

روی Next : Write your letter کلیک کنید و به مرحله بعد بروید.

 

مرحله چهارم

 

در این فاز باید نامه خود را تایپ کنید ابتدا بدنه اصلی نامه را که برای تمامی افراد مشابه است در صفحه اصلی ( سمت چپ)  تایپ کنید شما می توانید نشانی و نام شرکت وسایر مشخصات هر فرد را در نامه ای که مربوط به همان فرد است قرار دهید برای این کار کرسوcursor را در ناحیه ای از نامه که می خواهید نشانی قرار گیرد بگذارید وسپس روی عبارت Address Block

در ناحیه Task Pane کلیک کنید فایلهای متفاوتی برای نمایش نشانی مشاهده می کنید قالب مورد نظر راانتخاب ودکمه Ok  را بزنید.  بهتر است هر یک از نامه ها خطاب به همان فرد گیرنده باشد. پس کرسر cursor  را در ابتدای نامه قرار داده روی greeting line در ناحیه وظایف کلیک کنید . قالب انتخابی خود را برگزینید وOk را بزنید . با کلیک روی letters next : Preview your به مر حله بعد بروید.

 

مرحله پنجم

 

در اینجا می توانید تک تک نامه ها را با فشردن دکمه های (و) مشاهده کنید . چنانچه می خواهید تغییری در تمامی نامه ها داده شود کافی است متن یکی از آنها را تغییر دهید تا این تغییر درتمامی آنها اعمال شود اگر می خواهید در فهرست نشانی های افراد تغییری ایجاد کنید روی next : complete the merge کلیک کنید تا به مرحله پایانی بروید.

 

مرحله ششم

 

در این قسمت می توانید تمامی ایمیلها را پرینت بگیرید و ذخیره ویا ارسال کنید. برای ارسال کافی است روی ایکون merge to email واقع در نوار ابزار ادغام ایمیل کلیک کنید ( تصویر این آیکون ٢ برگ کاغذ به همراه یک پاکت نامه است). حال به اینترنت وصل شوید تا ایمیلها برای تک تک افراد فرست ارسال شود چنانچه می خواهید در ایمیل فرد خاصی تغییری ایجاد کنید . کافی است پیش از ارسال های روی عبارت individual letters edit کلیک کنید

و تمام یا تنها برخی از آنها را تغییر دهید . با تکنیک ادغام ایمیل می توانید در عرض تنا چند دقیقه چندین ایمیل ارسال کنید ، به یکبار امتحانش میرزه!

 

منبع:www.PARSIBOOK.4T.com

 

/ 0 نظر / 4 بازدید